Les Archives de l’État du Valais (AEV). Les fonds en 29 articles

Depuis 1848, la Suisse est une fédération de cantons. Il n’y a pas une mais des capitales, ainsi Zurich pour le centre économique, Berne pour le centre industriel, Bâle pour la capitale culturelle etc. Chaque canton a sa législation et ses traditions, dans un pays où le libéralisme et le compromis sont chanceliers et où les votations sont nombreuses, les citoyens peuvent ainsi donner leur avis sur des questions aussi diverses que les avions militaires et les vaches à cornes.

Pour introduire le Valais, canton entré dans la confédération en 1815, on pourrait évoquer la liste des traditions vivantes de la Suisse[1]. Cette liste a été élaborée dans le cadre de la Convention de l’UNESCO pour la sauvegarde du patrimoine culturel immatériel, une convention signée en 2008. Y figurent, pour le canton du Valais, l’élevage traditionnel et les combats de reines, les savoir-faire liés à la gestion des avalanches, les fifres et tambours, ou encore la raclette comme pratique sociale. On en déduira, à raison, que le Valais est un canton de montagnes, où se maintiennent les traditions. Traditions d’autant plus variées que le Valais est un canton bilingue : on y parle, en Suisse romande, le français, et, dans le Haut-Valais, l’Oberwalisertütsch, un patois du suisse allemand.

Les Archives de l’État du Valais sont installées à Sion, chef-lieu du canton. Elles relèvent du Service de la Culture, lui-même rattaché au Département de la Santé, des affaires sociales et de la culture. Depuis 2014, Alain Dubois, archiviste-paléographe, est l’archiviste cantonal du service. Fortement impliqué dans l’archivage numérique (accompagnement à la dématérialisation des services, plateforme d’archivage électronique, définition d’un nouveau profil d’archivage) il ne sous-estime pas non plus les projets qui peuvent donner plus de visibilité au service, comme Sion Time Machine[2]. Il est également, depuis 2019, président de l’AAS, l’Association des archivistes suisses, un frère de l’AAF.

Afin de présenter un panorama général des Archives, cet article a choisi la forme d’un lexique archivistique pour aborder les points d’actualité.

 Note : on ne s’étonnera pas de voir quelques similitudes entre l’article Wikipedia des AEV et cet article puisque j’ai contribué à sa rédaction a été l’une de mes missions de stage.

Archivage : « L’archivage sert à assurer la sécurité du droit ainsi qu’une gestion administrative continue et rationnelle. Il doit permettre d’effectuer des recherches globales, notamment en histoire et en sciences sociales. », telle est la mission des Archives cantonales définie à l’article 29 de la Loi sur la promotion de la culture (voir article « législation »).

Bâtiments : Les AEV sont installées depuis 2016 dans le bâtiment de l’arsenal fédéral, dans le centre-ville, à quelques pas de la cathédrale. Elles ont déménagé plusieurs fois dans la ville, notamment dans l’église fortifiée du mont Valère. Le bâtiment des Arsenaux, centre culturel, abrite différents services, dont la Médiathèque et le Service de la Culture. La cohabitation est réussie, le lieu est vivant, fréquenté par les jeunes et les personnes plus âgées, la salle d’accueil est divisée entre un espace café/restaurant, un espace d’exposition, des lieux pour le travail et bien sûr la banque d’accueil.

Bourgeoisie : Entité que nous ne connaissons pas comme telle en France depuis la Révolution, la bourgeoisie est une collectivité de droit public qui administre ses propres biens. Elle n’est ni la communauté politique ni la communauté paroissiale. On parle donc encore aujourd’hui de droit de bourgeoisie et d’archives bourgeoisiales[3]. Ces bourgeoisies ont eu un rôle important dans la gestion des alpages et des droits d’eau dans le Valais.

Classement : La mission de classement est assurée presqu’exclusivement par des stagiaires ou des mandataires, accompagnés par des archivistes pour la vérification du plan de classement et de la saisie de l’inventaire dans la base scopArchive.

Communicabilité : Les cas de figures sont moins nombreux qu’en France : tout document contenant des données sensibles « ou des profils de la personnalité » sont communicables à l’issue d’un délai de 100 ans, ou dix ans après le décès de la personne concernée. Dans le reste des cas, les archives versées sont accessibles 30 ans après leur création[4].

Confidentialité : La question de la confidentialité que doivent respecter les agents est prise très au sérieux. Le Valais est un canton peu étendu où l’on retrouve souvent les mêmes noms de familles, et où l’on connaît vite tout le monde. Tout membre du personnel signe ainsi un engagement en arrivant aux AEV.

Consultant : En 2019, après les nombreux projets menés aux AEV, un sentiment de fatigue générale a été constaté dans l’équipe qui s’était investie dans de nombreux projets[5]. Afin d’établir la nouvelle stratégie 2021-2025 des AEV, l’archiviste cantonal a décidé de faire appel au cabinet Viktor Bauch, spécialisé sur les questions de RH et de gestion de projets. L’objectif est d’accompagner les équipes sur l’élaboration d’une stratégie commune, en faisant appel à une personne extérieure au service. La présence d’un tiers entend favoriser la prise de parole de chacun, et de mettre à profit ce temps pour ressouder les équipes après une période compliquée.

DHS : Dictionnaire historique de la Suisse, mis en ligne et très complet.

ECM : Lancé en 2011, ECM pour « Enterprise Content Management » est peu à peu déployée dans les différentes unités administratives de l’État du Valais. Il s’agit d’une sorte de GED très performante, permettant la création et la gestion de documents numériques et qui doit remplacer les serveurs utilités par les services. Il est directement relié à la plateforme de pérennisation et d’archivage (voir l’article « SAE »), ce qui permet un versement de manière automatique. Pour installer ECM dans les services, un « référentiel de classement » est nécessaire, ce référentiel est directement introduit dans ECM avec des informations sur la durée de conservation et le sort final. Chaque service a son propre espace de travail ECM, auquel il peut accéder via l’explorateur windows ou sur internet[6].

État civil/Registres paroissiaux : À la différence des services français, il n’y a pas de mise en ligne massive de l’état civil sur le site des AEV. Disparité liée à l’histoire suisse, les registres paroissiaux sont toujours propriété de l’Évêché de Sion, et ne sont consultables que sur autorisation du curé de la paroisse concernée. Les registres de moins de 100 ans ne sont pas consultables. Source complémentaire, les recensements ont, eux, été numérisés par les AEV et viennent d’être mis en ligne ceux de 1850 et de 1870[7]. L’état civil, lui, est conservé au Service de la population.

Formation : En Suisse on distingue les « Uni », universités, et les Hautes écoles spécialisées (HES). Deux voies sont privilégiées si l’on souhaite devenir archiviste, celle du Master of advanced studies ou « MAS ALIS » à l’Université de Berne, et celle du bachelor et master « Spécialiste en information documentaire » à la HES de Genève (HEG). Les HES offrent une formation avec plus d’expérience pratique que les universités. Le MAS ALIS est une formation coûteuse mais réputée, suivie par de nombreux archivistes.

Horaires de travail : Les horaires suisses ressemblent peu aux horaires françaises. Beaucoup d’agents arrivent à 6h30, voire plus tôt, prennent une pause réglementaire au déjeuner (« dîner »), et quittent les locaux vers 16h30. L’efficacité est au rendez-vous. Le temps partiel est très répandu, et ce pour différentes raisons : impossibilité d’être engagé sur un temps complet, emploi en parallèle, volonté personnelle de bénéficier de temps libre.

Informaticien : L’équipe des AEV compte une informaticienne, atout fort utile dans le cadre du déploiement d’un SAE.

Inondation : En août 2018, de violents orages ont provoqué des inondations à Sion, qui n’ont pas été sans conséquence sur les locaux des services de l’administration, notamment ceux conservant des archives « intermédiaires ». L’expérience s’est révélée très formatrice pour les archivistes.

Législation : La législation comme précisée en introduction est propre à chaque canton. En matière d’archives, deux lois sont fondatrices : la loi sur la promotion de la culture, qui date de 1996, et la LIPDA (voir l’article « RGPD »).

Magasins : Les AEV ont inauguré très récemment leurs nouveaux magasins, entièrement en sous-sols, situés sous le bâtiment des Arsenaux. Il est le fruit d’un long projet, coordonné par Alain Dubois, archiviste cantonal, Andrea Giovannini[8], spécialiste en conservation des biens culturels écrits, et Michel Bonvin, ingénieur physicien. La construction a été conçue selon les principes de développement durable, et doit permettre aux magasins de vivre en autonomie en cas de catastrophe majeure. Inondations et tremblements de terre sont, sans compter les risques « non naturels », des scénarios à ne pas négliger en Suisse. Ces nouveaux magasins ont par ailleurs permis de rassembler les archives dispersées précédemment dans sept dépôts.

Mandataires : Les mandataires se rapprochent de nos vacataires : ils travaillent sur des tâches diverses mais essentiellement sur des missions de classement, éventuellement de permanence en salle de lecture et de magasiniers. Au cours de mon stage, j’ai croisé une dizaine de mandataires différents, souvent des étudiantes, mais pas uniquement, certains peuvent avoir d’autres activités.

Matériel de conditionnement : Le Valais est très bien équipé en matière de matériel, que ce soit les boîtes d’archives ou les ustensiles en tout genre. On retiendra le tampon à créer manuellement[9] pour éviter de réécrire la cote sur chaque chemise ou « fourre »), la pince spéciale pour enlever les agrafes, le duraperl pour remplacer la structure métallique du classeur. Les boîtes sont par ailleurs dans un matériau non acide, les agrafes en acier inoxydable.

Par ailleurs, les boîtes de conservation sont directement fournies aux services, puisque toute commande de matériel se rapprochant de la question de conservation passe par le service des AEV.

Profil d’archivage : Le profil d’archivage METS a été enregistré en 2012 à la Bibliothèque du Congrès. Le Matterhorn METS Profile peut être utilisé dans tous les services et pas uniquement en Suisse. Il a été élaboré par Alain Dubois et Tobias Wildi[10]. Il est complété par le Matterhorn RDF Data Model, conçu pour établir des relations entre les normes de description[11].

Protection civile / Protection des biens culturels : En Suisse, le service militaire est obligatoire, mais il existe une alternative pour tous ceux qui ne peuvent l’effectuer, que ce soit pour des raisons de santé ou autre. Cette mission de service public passe notamment par la protection civile et la protection des biens culturels ou « PBC ». Ces hommes (le service ne concerne par les femmes) peuvent être appelés à intervenir sur des chantiers très divers. Ainsi, lors de mon stage, la PBC est venue en renfort pour dépoussiérer et nettoyer les ouvrages d’une bibliothèque atteints de moisissures.

Registre foncier : Un projet très intéressant est mené sur les pièces justificatives du Registre foncier, qui donne l’état des droits sur les immeubles. Il vise à permettre le versement et la communication, des dites pièces justificatives conservées sur la plateforme de pérennisation et d’archivage (voir l’article « SAE »), et ce uniquement aux collaborateurs du Service du Registre et aux notaires. La recherche s’effectue par requête sur Atom. C’est la maîtrise de ce processus de communication de données numériques depuis un SAE qui est à suivre de près.

RGPD : La Suisse n’étant pas en Europe, le règlement général pour la protection des données personnelles ne s’y applique pas. L’équivalent serait la LIPDA[12], la Loi sur l’information, la protection des données et l’archivage, entrée en vigueur en 2011. Les buts, précisés à l’article 1, sont les suivants : la transparence des activités des autorités afin de favoriser la libre formation de l’opinion publique (…), le respect des droits et libertés fondamentales lors du traitement de données à caractère personnel par les organes publics, la conservation et la consultation de documents qui doivent être versés aux Archives.

SAE (Système d’archivage électronique) : Dans le Valais, on parle de plateforme de pérennisation et d’archivage et non de SAE. Leur plateforme s’appelle Fedora, nom du produit de la société Docuteam, et a été déployée en 2011. Elle est conforme au modèle OAIS et conserve 40 To de données, dont la collection numérique de la Médiathèque, les plans des routes, les décisions du Conseil d’État du Valais. Elle est directement reliée au système ECM pour les archives qui seront versées.

Salle de lecture : La salle de lecture ressemble à un cube en verre à l’intérieur d’une salle de lecture habituelle, formant comme un quartier dans la Médiathèque. Les lecteurs y sont accueillis également le samedi et peuvent consulter plusieurs documents simultanément apportés sur un chariot. De nombreux prêts se font aussi aux administrations ayant versé leurs archives. La banque de salle est souvent constituée de deux ou trois agents, dont l’un partira pour l’une des trois levées quotidiennes. Comme en France, le public se compose de généalogistes, d’historiens ou d’étudiants.

Site internet : Contrairement à la grande majorité des services d’archives en France, les AEV n’ont pas de site internet propre où ils diffuseraient des actualités liées à leurs activités, des images numérisées ou des guides de recherche. Le site est rattaché au Service de la Culture à cette adresse : https://www.vs.ch/web/culture/aev. Bien que les contenus des rubriques soient riches, le site peut paraître, en comparaison des sites internet français récemment rénovés, moins approprié à une navigation aisée. Cet état de fait n’est pas sans lien avec le peu d’archives numérisées mises à disposition, en cours de développement.

Télétravail : Comme partout ailleurs, le télétravail est fortement encouragé en cette période de confinement. Il était avant cela relativement peu répandu dans le service, une situation amenée à évoluer dans les plus brefs délais.

Université : Sion ne compte pas d’université, mais accueille quelques hautes écoles, dont celle d’ingénieur et d’infirmière. Les liens avec le milieu scolaire doivent ainsi être repensés, on notera à ce sujet une spécificité qui est celle du travail de maturité (la maturité étant l’équivalent du bac), qui peut donner lieu, dans le cas de l’option histoire, à un vrai travail de recherche après l’analyse de documents d’archives.

Valorisation : En terme de valorisation accessible en ligne, on mentionnera le projet d’édition électronique sur la catastrophe du Gietro en 1818[13], ainsi que les expositions virtuelles, notamment celle très complète consacrée à l’émigration valaisanne[14].

Volume : En 1571, la totalité des archives tenait dans un coffre en bois, en 1798, dans deux armoires. Aujourd’hui, 17 km linéaires sont conservés dans les magasins des Archives, dont 13 km des archives de l’État du Valais. Les magasins actuels ont une capacité de plus de 32 km, de quoi accueillir les archives des décennies à venir.

Un grand merci à Alain Dubois, archiviste cantonal, pour son accueil et sa disponibilité lors de ce stage. Merci à Justine, Marie-Caroline, Florian, Denis et toute l’équipe pour leur accueil et leur gentillesse.

Auteur
Anne-Claire Bourgeon, conservatrice du patrimoine, promotion Hugo Pratt


[1] https://www.lebendige-traditionen.ch/tradition/fr/home/cantons/valais.html.

[2] https://www.timemachinevs.ch/

[3] https://hls-dhs-dss.ch/fr/articles/026443/2005-02-16/.

[4] Les documents déjà accessibles au public avant leur versement restent communicables une fois versés.

[5] On pourra consulter les rapport annuels d’activité ici : https://www.vs.ch/web/culture/partenaires/-/asset_publisher/2ISEKDRXwk3Z/content/aev-rapports-annuels.

[6] Consulter la présentation ici https://www.vs.ch/web/culture/guide-administration-chapitre-7. Des sessions de formation destinées aux utilisateurs sont assurées par des archivistes, qui travaillent également à un module d’autoformation en ligne.

[7] https://recensements.vallesiana.ch/

[8] Les archivistes et bibliothécaires le connaissent pour son ouvrage De tutela librorum.

[9] Pour les non initiés, installer les lettres sur son tampon en sens inverse n’est pas chose facile, plus de deux heures ont été nécessaires…

[10] Tobias Wildi est membre de l’équipe de la société Docuteam. Il travaille par ailleurs avec Florence Clavaud sur le projet RiC-O.

[11] Consulter la page de présentation : https://matterhorn.tools/?page_id=7.

[12] https://lex.vs.ch/app/fr/texts_of_law/170.2

[13] https://gietro.vallesiana.ch/.

[14] https://www.emigration-valais.ch/fr/


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