La création d’une notice objet dans une base de données archivistique

Stage effectué en février-mars 2021 à l’École française d’Athènes, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

L’École française d’Athènes (EFA), établissement public, scientifique, culturel et professionnel, n’est pas régie par la loi sur les musées. Toutefois, du fait du haut caractère patrimonial du lieu, l’école possède plusieurs collections d’objets. Profitant de la refonte structurelle de sa base Archimage, dédiée à la gestion des documents photographiques et graphiques, l’EFA a souhaité démarrer une gestion concertée de ses collections en créant une notice modèle dévolue aux objets. Ceci permettra d’améliorer la gestion et la valorisation des collections patrimoniales. Afin de répondre au mieux au sujet, un premier recensement des besoins de l’établissement a été réalisé au moyen d’un état des lieux des collections, et d’une interrogation sur la mise en cohérence des données. Une analyse des normes et standards en vigueur relatifs à la gestion des collections muséales a ensuite été menée. Pour cela, des normes légales et des normes utilisées dans les bases de données publiques ont été comparées. Enfin, une troisième partie s’est attachée à appliquer ces analyses au sein de la base Archimage de l’EFA pour la création d’une nouvelle notice objet et pour l’adaptation de la base aux différentes collections.

Les collections de l’École française d’Athènes sont variées puisqu’elles comprennent des dépôts parfois anciens de l’administration centrale, en plus de ses collections propres. Les prêts et dépôts sont constitués des œuvres du Centre national des arts plastiques (Cnap), des œuvres du Mobilier national et de la manufacture nationale de Céramique de Sèvres. Celles-ci, beaucoup plus nombreuses, ont été envoyées parfois anciennement^[1] afin de meubler l’École française d’Athènes. En sus de ces dépôts, l’EFA dispose de ses propres collections, que sont venus compléter des dons. Elles sont l’héritage de son histoire, des fouilles archéologiques qu’elle a mené, et des donations dont elle a bénéficié. On dénombre au total six types de fonds : les médaillons, les objets archéologiques, les moulages, les objets techniques, les objets situés dans les maisons de fouilles, et la collection issue du don Gilliéron [fig. 1].

Le besoin immédiat, pour ces collections, était de créer une première notice « type objet » à même de faciliter la mise en cohérence des différents fonds. Dans la réflexion sur la création de la notice type, ont ainsi été prises en considération les bases de données existantes sur l’archéologie, mais aussi celles sur les objets d’art et les objets techniques, telle la base de données du musée national des Arts et Métiers, afin de pouvoir répondre aux caractéristiques des objets techniques.

Les différentes bases de données existantes

L’École française d’Athènes n’est pas considérée comme un musée de France. À ce titre, elle n’est pas soumise à la loi du 04 janvier 2002^[2]. Celle-ci impose des normes d’inventaire des collections comportant « 18 colonnes », héritées du système d’inventaire mis en place par Georges Henri Rivière. Ces règles sont définies dans l’arrêté du 25 mai 2004^[3] qui fixe les normes relatives à la tenue de l’inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement. Les collections conservées par l’EFA sont néanmoins patrimoniales. Il a donc été décidé de prendre en considération, autant que possible, ces rubriques obligatoires dans la nouvelle fiche objet.

Ces rubriques sont divisées en trois parties. La première est celle relative au statut juridique des biens et aux conditions de leur acquisition. La seconde porte sur la description du bien. La troisième est dite complémentaire, car elle n’est pas obligatoire pour identifier un objet. Elle comporte cependant des informations documentaires intéressantes pour la recherche scientifique.

Avec la législation sur les musées, notre attention s’est portée sur la base du ministère de la Culture ayant pour vocation de rassembler les collections des musées de France en une seule unité : la base Joconde. Celle-ci a été mutualisée avec d’autres bases du ministère de la Culture dans la Plateforme ouverte du patrimoine (POP). Le ministère propose de la sorte sur son site internet plusieurs index et le thésaurus Garnier comme point de départ d’ une indexation plus large. Les champs contrôlés proposés comprennent des noms de domaine, des stades de création, des types d’inscription, des écoles, des époques, des mouvements et styles, des périodes de création ainsi qu’une liste de techniques et de matériaux. Ces différents index pourront être repris dans les champs contrôlés de la notice objet créée pour Archimage.

Les observations de ces différents outils de gestion ont permis de réaliser un tableau comparatif des critères retenus afin de préciser les champs et zones à sélectionner pour la notice-type objet de l’EFA. Les bases suivantes ont ainsi été analysées : Aliénor et Micromusée^[4] pour les structures des collectivités territoriales, la base Atlas et la base du musée des Arts et Métiers pour les établissements publics, la base de Paris Musées pour la Ville de Paris, celles de l’Institut français d’archéologie orientale (Ifao) et les normes du Comité international pour la documentation de l’Icom (Cidoc) pour des organismes internationaux. Une attention spécifique a été portée à la base de données allemande iDAI.objects arachne. Cette dernière recoupe en effet des collections semblables à celles de l’EFA, et fait dialoguer des notices objets avec des notices archives au sein d’une même base de données.

Parallèlement à l’examen comparé de ces différentes bases, une attention particulière a été portée aux attentes de Christina Mitsopoulou, professeure en archéologie à l’University of Thessaly (Volos), qui étudie les objets archéologiques issus du fonds Gilliéron. Les critères de la base de données qu’elle a constituée pour ces recherches ont été pris en considération afin que certains de ces champs soient repris dans la base de données de l’EFA.

Une nouvelle notice dans Archimage

Archimage est le nom de la base de données de l’École française d’Athènes accessible en ligne. Elle comporte actuellement quatre types de notices types avec plus ou moins de références :

• la photothèque (619 589 références),
• la planothèque (53 988 références),
• les archives manuscrites (161 références)^[5],
• les modèles 3D (10 références).

L’EFA travaille à la refonte de la base Archimage, actuellement en phase test, sous le nom temporaire « Archivage » [fig. 2]. La base évoluera ainsi de quatre à cinq notices types et pourra par la suite en accueillir de nouvelles (par exemple une notice consacrée aux estampages). Dans l’état actuel de nos connaissances, le nombre de fiches objet ne devrait pas dépasser 4 000. Ce chiffre prend en considération environ 3 000 objets du fonds Gilliéron, 500 objets en dépôt, 200 moulages et médaillons ainsi que 280 objets archéologiques listés. Ce chiffre n’inclut pas les objets techniques et les objets archéologiques non référencés, tels les moulages de monnaies, les poids, les mortiers, les meules, etc.

La demande de l’École française d’Athènes portait sur la mise au point d’une première notice-type objet destinée à sa base de données. Pour cela, l’analyse s’est portée sur la possible adaptation de la base existante à une notice objet. En tant que base de donnée archivistique, Archimage  a en effet été créée selon les principes posés par la norme générale et internationale de description archivistique ISAD(G). La difficulté consistait donc à adapter une norme conçue sur un modèle archivistique à des objets, par nature différents. La question se pose de concevoir cette rubrique ou de continuer à gérer les questions de prêt et de restauration à l’extérieur de la base sous forme de tableur, comme cela se fait actuellement pour le fonds photographique et d’archives.

Méthodologie de création

Afin d’accéder à cette demande, la méthodologie observée a consisté à partir d’une fiche objet large pour la modifier et la rendre progressivement plus succincte et pertinente. Pour cela, un premier tableau comparatif de différentes bases de données existantes a été créé. Ce premier tableau a permis de repérer les champs similaires à chacune des bases consultées (numéros d’inventaire, auteur, matière et technique, datation, origine géographique, bibliographie, localisation…). Cette première sélection a été affinée afin de préciser la répétabilité des champs, leur type (libre ou avec index) et leur caractère obligatoire ou non pour valider la notice dans la base. Ces réflexions ont permis de formuler un premier cahier des charges à l’informaticien de l’EFA.

Il a également semblé nécessaire de définir les caractéristiques des différents champs. Ainsi un champ est dit « à texte libre », lorsque l’utilisateur peut entrer l’information qu’il souhaite dans ce champ sans limitation. Il est dit « à liste » quand un « menu » déroulant offre plusieurs possibilités préétablies à l’utilisateur. Ces critères sont définis par la nature des champs, ils permettent tantôt d’offrir une liberté de saisie en l’absence de référentiel connu, tantôt de limiter la saisie au moyen d’un index lorsque des confusions sont possibles. De la même manière, la répétition des champs autorise à mettre par exemple plusieurs « auteurs » ou plusieurs « autres numéros » distincts les uns des autres dans des champs séparés afin de mieux les distinguer.

La base de données Archimage utilise plusieurs listes d’autorité, alignées sur des référentiels nationaux ou internationaux. Il s’agit de PeriodO pour les datations et périodes, IDRef et ORCID pour les listes d’autorités de personnes, et de Pactols pour ce qui concerne les sujets. Dans le cadre de cette mission, des exports d’index du ministère de la Culture ont été consultés afin d’estimer leurs adaptabilités dans la base.

Tous les mots de ces index ne seront donc pas intégrés à la base de données de l’EFA. C’est par exemple le cas pour les « styles » (« Art nouveau », « Art déco », art académique, etc.) qui n’auraient aucune utilité pour l’utilisateur de la base. Ces possibilités supplémentaires ne feraient qu’augmenter la possibilité d’une erreur en plus de charger la base en termes inutiles. D’autres index cependant y trouvent toute leur pertinence. C’est par exemple le cas de l’index des types d’inscription, qui trouve sa place dans le nouveau champ : marques, étiquettes, estampilles.

Une première sélection

Au terme de plusieurs visioconférences avec Marie Stahl et Louis Mulot, un choix a été effectué parmi les champs à retenir pour la notice objet de l’EFA. Le tableau ci-dessous récapitule les onglets, les champs, la façon de remplir ces champs, et si on peut y répéter l’information.

Archimage, objet onglet	Archimage, objet champ	type de champ	mono-valeur ou multi-valeur
fiche minimale	référence (n° d’inv.)	texte libre simple	mono-valeur
fiche minimale	intitulé (désignation)	texte libre enrichi	mono-valeur
fiche minimale	auteur	liste ouverte d’autorités personnes EFA	multi-valeur
fiche minimale	domaine	liste ouverte domaines EFA	multi-valeur
fiche minimale	pays	liste ouverte EFA	mono-valeur
fiche minimale	région	liste ouverte EFA	mono-valeur
fiche minimale	site	liste ouverte EFA	mono-valeur
fiche minimale	secteur	liste ouverte EFA	mono-valeur
fiche minimale	période (civilisation…)	liste fermée périodes EFA	mono-valeur
fiche minimale	date de début	champ date	mono-valeur
fiche minimale	date de fin	champ date	mono-valeur
fiche minimale	tag	texte libre simple	multi-valeur
fiche minimale	publication / bibliographie	texte libre enrichi	multi-valeur
fiche minimale	fiche publique / image publique	check box	check box
information document	matière	liste fermée	multi-valeur
information document	technique	liste fermée	multi-valeur
information document	dimensions	texte libre simple	mono-valeur
information document	poids	texte libre simple	mono-valeur
information document	nombre de parties	texte libre simple	mono-valeur
information document	marques, étiquettes, estampilles	texte libre simple	mono-valeur
information document	commentaire(s)	texte libre enrichi	mono-valeur
information document	modalités d’entrées	texte libre simple	mono-valeur
information document	autres références (autres numéros)	texte libre simple	multi-valeur
information document	emplacement	texte libre simple	mono-valeur
information sujet	collection	liste fermée	mono-valeur
information sujet	type d’objet	liste fermée	multi-valeur
information sujet	description	texte libre enrichi	mono-valeur
information sujet	inventaire musée	texte libre simple	mono-valeur
information sujet	lieu de conservation	liste ouverte d’autorités collectivités EFA	mono-valeur
enregistrement	auteurs de la fiche	liste ouverte d’autorité personnes EFA	multi-valeur
enregistrement	date de création de la fiche	champ date (automatique)	mono-valeur
enregistrement	date de modification	champ date (automatique)	mono-valeur
à créer	photographie de l’objet		multi-valeur
à créer	liens entre notices objets		multi-valeur
à créer	liens entre les notices de la base		multi-valeur

À partir de ce premier tableau, une série de tests a été réalisée pour observer s’il correspondait à la réalité des objets conservés par l’EFA. Seul un usage au long cours de la base permettra de préciser la pertinence de l’ensemble des champs retenus. Le benchmark effectué sur les bases préexistantes devrait cependant permettre de minimiser l’impertinence de certains de ces champs.

La mission de pilotage du projet de gestion des objets et mobiliers patrimoniaux de l’École française d’Athènes a ainsi permis de révéler la grande diversité des collections de l’institution. Depuis 1846, ce fonds s’est progressivement enrichit de dépôts, d’achats, de dons ou encore de créations intrinsèques (comme c’est le cas des moulages). Il concerne tant des objets archéologiques, que des objets techniques, des peintures, du mobilier, des services de table… La création d’une notice objet dans la nouvelle base de données archivistique permettra, à terme, de mettre en cohérence ces collections afin de les rendre plus accessibles au public, aux chercheurs et aux agents de l’EFA. La notice test élaborée à l’occasion de mon stage, et présentée dans cet article, a pour ambition de servir de base à cette création.

Fabien LECLERC
élève conservateur du patrimoine, spécialité musées des collectivité territoriales

[1] Voir le document de 1885 du ministère de l’Instruction publique arrêtant le prêt d’objets de la manufacture de Sèvres à l’École française d’Athènes (archives de l’EFA, cote 05_ADM_85).

[2] https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/

[3] https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/

[4] Il existe d’autres bases de données territoriales et d’autres logiciels de gestions de musées. Les outils présentés ici relèvent d’un choix effectué dans le panel national.

[5] La notice pour les archives manuscrites est en cours de finalisation, ce qui explique que seules 161 notices ont été versées sur les milliers en attente de versement.

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